Bekreftelsessjekkliste for bevegelse
Flytte et kontor er komplisert. Med så mange ting å gjøre, er det lett å overse mindre, men vitale oppgaver. For å holde kontoret ditt på rette spor, bruk følgende sjekklisteveiledning som sikrer at ingenting blir forlatt ubrukt.
Gå også gjennom en enkel sjekkliste over viktige oppgaver for å hjelpe kontoret ditt til å flytte.
Meldingsfirmaer og Kunder av Flyttet
Følgende detaljerte varslingsliste kan brukes sammen med artikkelen Oppdater forretningsinformasjon før du flytter.
Brukes sammen, finner du at du har dekket alle basene dine.
Du bør også la kundene dine vite om du vil lukke i det hele tatt under farten eller redusere timene dine. Dette vil være en kritisk varsel for å sikre at kundene ikke blir frustrert dersom døren er låst. Å vite når du åpner for virksomheten, vil du spare mange telefonsamtaler og klienten fra å gå til konkurrenten din for service. Med andre ord, la kundene dine vite planen for å betjene dem under overgangen.
Kunder og kunder
Det er en god idé å la kunden din vite om flyttingen først, helst minst en måned før flyttingen skal skje. Gi informasjon om den nye plasseringen, enten ved å sende ut et formelt brev eller en epost med kart vedlagt eller festet til alle i bedriftsdatabasen din. Eller i tilfelle av en butikk, plasserer et kart og varselskilt på inngangsdøren og gir en liten flyger med hvert kjøp.
Legg inn informasjonen på nettsiden din med enkle instruksjoner og eventuelle opplysninger som vil holde kundene dine tilbake. Dette kan inkludere et "innflytting" salg eller en offisiell åpningsfest.
Tjenesteytere, leverandører og regjeringsbyråer
Varsle tjenester og leverandører som bedriften din bruker regelmessig.
Det kan inkludere en skriver, kurir, kontorforsyning eller internettleverandør.
Banker og Forsikring
Bankene vil kreve melding tidlig; Du må endre adressen på selskapets sjekker, deretter sjekke trykkene, varsle kredittkortselskaper og eventuelle andre finansinstitusjoner eller tjenesteleverandører. Du kan bestemme at bedriften din vil ha nytte av å overføre bedriftskontoer fra en bank til en annen eller fra en gren til en annen; Snakk med din bankrepresentant om tjenester tilgjengelig i den nye lokasjonen / nabolaget.
Forsikringsselskaper må også bli varslet tidlig. De må vurdere det nye rommet og gi deg et nytt estimat hvis det er aktuelt. Dette er et flott tidspunkt å snakke med forsikringsselskapet om å flytte forsikring og hva du trenger for å sikre at kontoret ditt er beskyttet.
Endre innkommende telefonsendinger
Sammen med å oppdatere bedriftsinformasjon og markedsføringsmateriale, er det andre måter du kan sikre offentligheten lærer om det kommende trekket. Legg til et varsel på telefonsvareren / telefonsvarertjenesten som angir datoen for flyttingen, hvor du flytter til og hvordan dette kan påvirke tjenesten. Også gi kontaktinformasjon for de klientene som kan ha spesielle bekymringer.
Få medarbeiderne også å endre sin direktekontor med talepostlinje med informasjon på farten og den nye adressen. Igjen er det en enkel måte å minne om kontaktpersoner på flyttet og informere de som ikke er i kontaktdatabasen til endringen.
Endre signaturlinjen
Å legge til en melding i e-signaturlinjen for alle ansatte sikrer at alle e-poster som sendes ut, vil minne mottakeren av det kommende trekket. Dette er en flott måte å nå enkeltpersoner som ikke er i kontaktoppføringen.
Stempel Utgående Korrespondanse
Kjøp et rødt stempel som angir "Notat ny adresse"; Frimerker kan vanligvis kjøpes hos en kontorforretning. Stempel oppdatert brevhode for å sikre at mottakere er klar over adressendringen. Vær oppmerksom på at dette varselstrinnet kanskje ikke gjelder før flyttingen er fullført.
Telefon
Dette bør være det første verktøyet du kontakter om flyttingen din; du vil sørge for at bedriften din er åpen under farten eller at det er så lite forstyrrelse som mulig. La telefonselskapet vite når flyttingen er, og be om at telefonene skal være installert og klar til bruk på det nye stedet dagen før innflyttelsesdatoen, bare for å sikre at systemet er oppe på innkjørselsdatoen.
Be selskapet om å sette opp et viderekoblingssystem som er effektivt for dagen for flyttingen. Hvis firmaet ditt endrer telefonnumre, ber du om at et rådgivende er lagt til i ditt gamle nummer som lar innringere vite om telefonnummeret endres. Når du har flyttet, er det en god ide å ringe ditt gamle nummer for å sikre at tjenesten er på plass. Sørg også for at ditt nye bedriftsnummer og adresse oppdateres i neste telefonbok og katalog.
Postkontor, e-post og sosiale mediekontoer
Gi beskjed til postkontoret din flytting og ordne å sende e-posten videre i noen måneder etter flyttingen. Som nevnt tidligere, legg til en flytting varsel til ansattes signatur linjer før flyttingen og følge flyttingen også; post-move signaturen bør bede mottakeren om å notere endringen av adresse og kontaktinformasjon.
Også, regelmessige budfirmaer som henting og avhending bør også bli varslet om adressendringen og eventuelle endringer i tjenestene.