I min dag jobber jeg i kommunikasjon, hovedsakelig for ideelle organisasjoner. En del av arbeidet jeg gjør, innebærer å sikre at vi har en strategi for både intern og ekstern kommunikasjon. Dette inkluderer også å utvikle en plan for et kontorflyt , som min nåværende organisasjon planlegger å gjøre i de neste seks månedene.
Mens du kanskje tror at det er så mange skritt å planlegge i et kontorflyt at du ikke har tid til å vurdere kommunikasjon, må du virkelig ta en dag eller to for å skape en fast strategi som holder både ansatte og klienter oppmerksomme av de kommende endringene .
La oss starte med ansatte siden de er direkte berørt av flyttingen .
Internkommunikasjon bør inkludere disse nøkkelmeldingene:
- En klar tidslinje: Pass på at du lister alle de viktigste trinnene i farten, slik at alle vet hva de skal forvente og når.
- Pakningsinstruksjoner: Gi stablet instruksjoner om hvordan de skal pakke sine kontorer eller hytter til farten. Dette bør omfatte hvor du skal få pakkematerialer , hva de er ansvarlige for pakking og tidsfrister.
- Avansert varsel om eventuelle nedleggelser av kontorer : under flyttingen må du kanskje lukke kontoret for å muliggjøre endelig pakking og flytting av kontorutstyr og møbler. Pass på at ansatte er oppmerksomme på disse datoene, og om og hvordan virksomheten vil fortsette under farten, og hvordan dette vil påvirke arbeidsplanen og arbeidsbelastningen.
- Ny kontorplan: Personalet vil vite tidlig om hva den nye plassen vil se ut og hvordan kontorene skal settes opp. Vil de fortsatt ha sin egen plass, eller vil de nå være i et kabinett eller en åpen planløsning? Pass på at du lager en måte å informere personalet om hvordan arbeidsplassen kan endre seg.
- Den nye beliggenheten, parkerings- og pendlingsalternativene: Gi staben all den informasjonen de trenger om den nye beliggenheten, slik at de kan forberede transport til det nye rommet.
Når du har bestemt alle nøkkelmeldingene, må du bestemme hvordan du best kan levere disse meldingene. Metoden du bruker bør avgjøres av typen melding.
For eksempel kan tidslinjen enkelt leveres via firmaets intranett; mens kontorstenger kan best presenteres på et stabsmøte for å sikre at spørsmål kan stilles og besvares.
Måter å kommunisere mål til ansatte:
- Intranett: For de selskapene eller organisasjonene som har et intranett, er dette vanligvis den beste plattformen for de fleste meldinger. Det gjør det enkelt å oppdatere filer og informasjon som når alle ansatte.
- Personlige møter: Uansett hva meldingen, stabsmøter er et godt sted å gjøre kunngjøringer og tillate ansatte muligheten til å få en fullstendig diskusjon. Du kan også bruke møtetid for å vurdere hvordan informasjon vil bli formidlet slik at ansatte vet at de blir holdt informert.
- E-post: Mens e-post er enkelt, er det ikke den beste måten å videresende informasjon. Du ønsker ikke å sende ut så mange e-poster at folk ikke kan finne informasjonen når de trenger det. Hvis du bruker e-post, må du sørge for at du bare bruker den til å la folk få vite hvor de kan få informasjonen.
- Vanlige mapper : Hvis du ikke har et intranett, kan du opprette en felles mappe på en nettverksstasjon som alle kan få tilgang til, og den neste beste måten å lagre informasjon på som du vil at folk skal få tilgang til.
- Oppslagstavle: En fysisk plass hvor informasjon er lagt ut, er en god ting å gjøre. Ikke bare kan folk sjekke det ofte, det gir også et sted hvor folk kan samle og diskutere deres bekymringer.