Hvis du trenger å flytte virksomheten din , er det beste stedet å begynne å planlegge hvordan du skal pakke og flytte. Nøkkelen til et vellykket trekk er å bygge noen allianser som kan bidra til å motivere og koordinere resten av kontorspersonalet.
Planlegg flyttingen
Lag en tidslinje som vil tillate alle nødvendige stadier av flyttingen din. Du må diskutere dette med resten av det bevegelige teamet eller med ledere og veiledere for å sikre at det er mulig.
For et lite kontor trenger du minst tre måneder til å forberede og for et mellomstort til stort kontor, minst seks til åtte måneder. Nøkkelen er å starte så tidlig som mulig.
Det neste trinnet er å samle all informasjon på den nye plassen. Prøv å få tegninger eller gulvoppsett, slik at du kan identifisere nøkkomponenter som strømuttak, lagringsplass, etc., og viktigst av alt, for å bestemme det nye kontoroppsettet. Det er også en god ide å ha en generell oppsettplan for din nåværende plass slik at du kan sammenligne de to; Hvis det finnes områder i det nåværende kontoret som ikke fungerer, må du identifisere dem slik at de kan løses i det nye rommet.
Lag også en liste over potensielle problemer med den nye plassen, for eksempel et mindre mottaksområde eller mindre lagringsområde eller kanskje en større åpen plass som kan kreve flere hytter eller midlertidige vegger. Det kan være nødvendig å ansette snekkere eller malere hvis veggene må bygges eller males.
Det kan ha blitt tatt opp når den nye plassen ble kjøpt, men bare sørg for at ingen ekstra konstruksjon eller kosmetiske endringer må fullføres før flyttingen.
Samle ditt lag
For mellomstore til store kontorer, utnevne (eller be om frivillige) noen fra hver avdeling eller avdeling for å koordinere sitt eget område.
Det kunne tilordnes avdelingsleder eller leder som da kan sikre at hver ansatt tar ansvar for å pakke inn sitt skrivebord, filer og personlige gjenstander. For mindre kontorer kan du være på egen hånd. I så fall identifiser noen nøkkelpersoner som kanskje kan hjelpe med å koordinere flyttingen.
Teamet ditt kan også bidra til å identifisere aktuelle problemer med det gamle rommet og gi mulige løsninger for det nye kontoret. Det er en fin måte å inkludere andre synspunkter og for å oppnå konsensus på farten, hvis noen ikke er veldig begeistret for endringen.
Ha regelmessige møter
I planleggingen din, sett regelmessige møter og sørg for at ansatte blir varslet om å møte detaljer og for å sikre at alle vet hva de trenger å gjøre for å pakke opp sitt kontor eller arbeidsområde . Det er viktig å holde alle informert om å begrense eventuelle bekymringer eller bekymringer; Flytting er stressende for alle involverte spesielt hvis beslutninger ikke blir kommunisert.
Bestem budsjettet ditt
Hvis du har et bestemt budsjettbeløp som er tildelt for flyttingen, er det viktig å identifisere kostnader før du ansetter movers, eller til og med før du pakker inn den første boksen.
Tilordne oppgaver
Ha din flyttekomité opprette en liste over oppgaver som må fylles ut og sørg for at de legges til tidslinjen / timeplanen.
Du kan kreve spesialistutbydere, for eksempel telefonlinjeinstallatører eller datanettverksspesialister. Spør hver avdelingsleder eller veileder hva som kreves fra deres område. Sørg for at fellesarealer er dekket, for eksempel resepsjonsområdet, lobbyen og lagringsområdet.
En av de mest kritiske oppgaver er å ansette movers . Det er flyttbare selskaper som spesialiserer seg på kontorbevegelser. Bare vær sikker på at du gjør dine undersøkelser, still inn de riktige spørsmålene, og få selskapet til å komme på kontoret for å vurdere flytte. Som alle husholdningsflyt må du sørge for at selskapet er pålitelig og at du får den beste servicen for kostnaden. Denne oppgaven kan tilordnes til noen få personer, som kaller bestemte selskaper og sammenligner notater. Begynn tidlig for å sikre at du får best mulig pris.
Lag en kontaktliste
Du må sørge for at alle du gjør forretninger med, både leverandører og kunder, vet at du beveger deg.
Det er en god ide å overdra denne oppgaven til en person til å overvåke. Meldende kunder og kunder krever spesifikk kommunikasjon rundt hvor du flytter til og hvordan virksomheten skal fungere under reisen. Slike opplysninger er avgjørende for at kundene dine ikke skal gå andre steder for dine tjenester.