Slik organiserer du et arkiveringssystem i 7 trinn

01 av 07

Slik setter du opp et papirarkivering + lagringssystem som vil fungere for deg for alltid

Kampen er ekte: Behandle papirer og papirstop er pits. Derfor er det avgjørende å sette opp et enkelt, gjennomførbart hjem arkiveringssystem som du faktisk skal bruke. I dag er det det vi skal gjøre sammen.

Mål

Lær hvordan du setter opp et hjem arkiveringssystem du faktisk vil bruke for resten av livet ditt. Det må være fleksibelt for å imøtekomme livsstilsendringer, og det må være enkelt, slik at du faktisk vil holde det oppe.

Hva du trenger

• Arkivskap eller filboks
• Hengende filmapper (jeg liker disse fargene som er vist ovenfor)
• Stasjonær filholder
• Shredder
• Gjenvinningsboks
• Filmapper
• Etikett maker eller penn

timing

Dette er et helgprosjekt. Vi anbefaler ikke at du starter dette på en ukedag etter en lang arbeidsdag / skole, etc. Start denne på en lørdag eller søndag morgen, bevæpnet med en kopp kaffe eller te, og en lettesett-gjør-det-gjør-holdning.

02 av 07

Samle alle papirene sammen på ett sted

Det første trinnet i å sette opp et hjem arkiveringssystem er å korralisere alle filene dine og papirene i samme rom slik at du kan sortere, resirkulere og makulere. Å ha alt på ett sted har følgende fordeler:

1. Det vil holde deg fokusert på oppgaven ved hånden. Når du prøver å utfør en oppgave du ikke er spent på (som arkivering), noen unnskyldning for å vandre og starte på et annet nytt prosjekt. Hvis du har alle dine rekvisita (oppført her) og alle dine papirer på ett sted, har du virkelig ingen unnskyldning, men å grave inn.
2. Du vil være mer grundig. Ved å feie hjemmet ditt, må du ikke gjenta oppgaven noen uker fra nå når du finner en glemt stabel papir i vaskerommet.

Noen få steder å lete etter papirer (annet enn dine åpenbare bordskuffer, arkivskap og e-postbunke):

1. Stuen. Papirer har en tendens til å bunke opp i stuen fordi vi ofte ikke har en ide om hva de skal gjøre med dem. Dette er grunnen til at du alltid bør sette papirer du ikke er sikker på hva du skal gjøre med, men i mailen i boksen.
2. Vesker . Ryggsekker, arbeidsposer, håndvesker, treningsposer og kofferter.
3. Kjøkkenet. Papirstabler har en måte å ende opp på kjøkkenet. Dette skyldes at kjøkkenet ofte er det første stedet vi leder til når vi går gjennom døren.

Så samle alle papirene dine og så ...

Velg et bra sted med en hard overflate der du kan lage 5 hauger. Dette kan være kjøkkenbordet, gjestesengen eller skrivebordet ditt hvis det er stort nok. Hvis du ikke har en overflate stor nok, fungerer også gulvet.

Hvis du har så mange papirer, kan haugene dine falle over, så bruk skuffer eller pappekartonger. Merk dem for å holde dem skille og for å unngå feil - som ved et uhell å kaste ut fjorårets selvangivelser i "resirkuler" -boksen.

03 av 07

Skille dine papirer inn i fem kategorier

Nå er det på tide å komme seg til virksomheten. Du kommer til å berøre hvert papir og ta en beslutning om det.

Regel: Du må ta en beslutning om hvert stykke papir. Det kommer til å gå inn i en av disse 5 kategoriene:

1. Handling: Papirer du må ta på, og deretter kaste bort. Ikke forveksle disse med det vi refererer til i en kategori under som "Husholdning". Husdokumenter blir arkivert permanent. Handlingsfiler skal brukes en gang og deretter kasseres.
   Eksempler: invitasjoner, parkeringsbilletter, avtalepåminnelser, lekser, regninger etc.

2. Arkiv: Papirer eller dokumenter du trenger å henge på, men du trenger ikke å referere eller bruke mer enn ett eller to ganger i året.
   Eksempler: selvangivelser, medisinske journaler, akademiske poster, bevis på at du deltok i juryens plikter, gjerninger, leiekontrakter, kontrakter mv.

3. Husholdninger: Dette er papirer du bruker for å holde huset ditt (og livet) i gang.
   Eksempler: kuponger, oppskrifter, brukerhåndbøker, kvitteringer for årets skatter, dokumenter for kommende reiser mv.

4. Resirkulere: Papirer og dokumenter som ikke faller inn i noen av kategoriene ovenfor, og inneholder ingen personlige opplysninger.
   Eksempler: Søppelpost, regneark fra et seminar du ikke lenger er interessert i, aviser, magasiner, gamle lekser du ikke trenger, brukte konvolutter, etc.

5. Shred: Papir og dokumenter som ikke faller inn i kategori 1-3, men inneholder personlig identifiserende informasjon.
   Eksempel: Kredittkorttilbud, gamle kontoutskrifter, regninger osv.

04 av 07

Declutter + Kast dokumenter og filer du ikke lenger trenger

Din største haug vil bli resirkulert. Resirkulere de første - objektet her er å hakke ned mengden papir du har å gjøre med så raskt som mulig.

Neste, makulere shredders - dette bør inkludere alt som identifiserer deg utover ditt navn og adresse.

Alternativt er denne Guard Your ID Roller fra The Container Store veldig rimelig og veldig praktisk for de som er lei av å ha din shredder syltetøy. På denne måten kan du enkelt stemple over din ID-info og resirkulere e-post og dokumenter med personlig informasjon om dem i stedet for makulering.

Nå som du har kastet søppel, er det på tide å komme seg til å sette opp et system som er:

1. Enkel å bruke, så du vil faktisk bruke den;
2. Fleksibel nok til å imøtekomme livsendringer og nye prosjekter; og,
3. Sikker, så når du trenger å finne noe raskt, kan du finne det.

Skjønnheten her er at du kan bryte disse kategoriene ytterligere avhengig av hvor mye papir som kommer inn og ut av hjemmet ditt eller kontoret.

05 av 07

Konfigurer en arkivfil for ditt hjem arkiveringssystem

Det er ganske enkelt å bestemme hvilke papirer som går inn i arkivfilen din. Dette er de viktigste papirene du eier. De er bevis på at du og din familie eksisterer, betaler skatter, egne hjem og biler, uteksaminert fra college, kan reise utenfor landet ditt på pass eller visum. Hvis du er en bedriftseier eller eier mer enn en eiendom, blir filen enda større.

Her er en liste over grunnleggende for å beholde denne filen:

• igjen på skatten
• medisinske journaler
• akademiske poster
• bevis du tjente jury plikt
• gjerninger
• leieavtaler
• kontrakter
• pass
• så spesielle sikkerhetskort
• sysselsetting poster
• dåpsattester
• livsforsikring / pensjonsordninger

Lagre disse papirene i en filboks i merkede mapper. Vurder å kjøpe en brannslukbar boks når du begynner å anskaffe flere "ting" for å holde trygt.

Hold filene du bruker ofte (aka et par ganger i året) foran. Motstå trang til å overordne denne plassen fordi hvis du blir for spesifikk, gjør det faktisk vanskeligere å finne ting når du virkelig trenger dem. Vanligvis, hvis du dypper inn i arkivfilen din, trenger du virkelig virkelig det stykke papir, så gjør det så enkelt på deg selv som mulig.

Her er mine kategorier:

• akademisk
• Bil
• Arbeid
• Finansiell
• Helse
• ID
• Forsikring
• Eiendom

Organiser dem alfabetisk, men hold ID-filen på forhånd. Dette har ting som fødselsattest, pass, trygdekort og dåpsattest. Dette er også hvor du skal beholde din ekteskapslisens.

For å lagre disse papirene, vurder sterkt en sikkerhetsdekselboks som på mindre enn $ 50, er en stor verdi *. Et annet alternativ er High-Security Prescription Box. Denne er designet for medisinske forsyninger, men kan lett holde flere tapt papirer.

Du kan sette opp din egen DIY din egen fil, eller du kan bruke FileSolutions Home Filing System.

* Hvis du mister disse filene, vil du ende opp med å betale mye, mye mer for å få kopier fra Registrars, Town / City Clerks, Academic Institutions, etc, så $ 50 er en verdifull, smart investering.

06 av 07

Ordne en husholdningsfil

Her er en god tommelfingerregel for hva du bør lagre i din husholdningsfil: Alt du trenger i fremtiden, men du trenger ikke å gjøre noe på akkurat nå, det tilhører ikke arkivfilen din. Bruk din egen husholdningsfil (kalt Husholdnings arbeidsbok) som et eksempel, slik at du får en bedre ide om hva du skal lagre i denne filen og hva som ikke skal.

Først av, i stedet for en filboks eller bin, opprettet jeg et bindemiddel med seksjoner og deretter lommer for å lagre ting som kuponger og gavekort. Du kan bruke dette bindemiddelet og ha seksjoner for følgende:

• Kuponger / Groupons
• Gavekort
• Dokumenter for kommende turer / reise
• Rabatter jeg har sendt inn og venter på å motta sjekken min tilbake
• Kvitteringer for big-billett elementer som en apparat eller stort møbel
• Ha en lomme for alle dine belønningskort
• Notater og referansemateriell for kommende prosjekter du jobber med
• oppskrifter *
• Kvitteringer for skatter
• Bil / hjem / leietaker forsikringspolicy

Du kan sannsynligvis bare skanne de fleste av disse til en Evernote-konto , men da du trenger dem, må du skrive den ut igjen, så legg den inn i denne notatboken og ring den til din arbeidsbok.

* Hold en egen fil for oppskrifter du vil returnere en dag, men ikke.

07 av 07

Konfigurer en handlingsfil

Handlingsfilen er de papirene du må ta på og deretter kaste bort. Eventuelle dokumenter eller papir som må arkiveres permanent eller over lengre tid (over en måned), tilhører trolig husholdningsfilen din.

Handlingsfiler er:

• Skal brukes en gang og deretter kasseres; eller,
• Filer du venter på å handle på.

Bruk en boks for å holde disse papirene spesielt, og vi anbefaler denne boksen. Velg oransje fordi det er en prangende farge og tenkningen er, det vil få deg til å gå gjennom esken minst en gang i uken. Dette kan også dobles som innboksen din for å håndtere e-post .

Her er eksempler på hva du skal beholde i handlingsfilen din:

Innkommende post:

• Alt du mottar i posten, går i denne filen
• Et hvilket som helst stykke papir som noen hender deg, eller du tar deg og skyver i vesken din, går inn her

Kalender elementer:

• Invitasjoner til kommende arrangementer og eventuelle retninger eller svarkort som følger med dem
• Regninger å betale og deretter makulere eller resirkulere
• Tillatelse slipper å signere
• Avtale påminnelser

Varer å betale:

• Parkering billetter til å betale
• Regninger å betale

Varer du venter på:

• Kvitteringer for alt du nylig har kjøpt i tilfelle du bestemmer deg for å returnere. For eksempel, hvis du får en pakke fra Amazon, kaster du pakken i denne kassen hvis produktene ikke trener, og du må returnere den. Ditto for andre pakker du mottar.
• Kvitteringer for alt du venter på. For eksempel, hvis du har sendt inn en regning til forsikringsselskapet ditt og du venter på refusjonen, går det i denne filen. Hvis du har returnert noe, og du venter på å se refusjonen vises i kontoutskriften eller på kredittkortregningen, går den i denne boksen.

Du kan bryte denne filen ned i flere kategorier, men det er lettere å bare kaste alt i denne boksen og deretter gå gjennom den en gang, to ganger eller tre ganger i uken. På det tidspunktet kan du resirkulere eller makulere alt du ikke lenger trenger, arkiver alt som tilhører Arkiv eller Hushold og handling noe som må besvares. Målet er å holde denne filen så liten som mulig.

Men ... kunsten er at du må gå gjennom denne filen minst en gang i uken, helst oftere. Jeg anbefaler på det sterkeste å legge til denne oppgaven i din personlige ukentlige organisasjonsrutine , slik at du arkiverer og lagrer en relativt liten mengde papirer en gang i uken i stedet for