Slik administrerer du e-posten din i 5 trinn

Lære å håndtere e-posten din er en overraskende skremmende organisasjonsoppgave, fordi du ikke bare kan organisere posten visuelt, du må lese og berøre hvert dokument for å kunne arkivere eller kaste bort. Den beste veien til solid ledelse er å kutte ned på mengden papir som kommer inn i hjemmet ditt. Les videre for hvordan du administrerer e-post i fire trinn.

• 01 av 05

  Dump søppel

  Reduser mengden e-post du mottar ved å stoppe tilstrømningsmeldingen.

  Jeg sverger om jeg noen gang blir tapt, vil J Crew-katalogen finne meg først. Ved å kutte ned på mengden søppelpost du mottar, reduseres tiden du bruker til å administrere posten din. Mindre post = mindre tid.

  Bonus: Det er bra for miljøet.

• 02 av 05

  Planlegg det

  De fleste sorterer seg gjennom e-post mens de går i døren etter jobb og ofte stopper i midten for å legge bort frakken eller vende oppmerksomheten til hva som er til middag. Motstå trang til å håndtere e-post til du har tid og oppmerksomhet til å gi denne oppgaven.

  Grunner:

  1. Hvis du sorterer på vei i døren, er sjansene at du ikke er klar til å administrere din mail på den tiden. Du trenger de riktige verktøyene (under) og oppmerksomheten til å bestemme hvordan du bruker eller kasserer hvert brikke.
  2. Ikke rør et stykke papir mer enn en gang hvis du ikke har det. Dette gjør papirhåndtering så utmattende: du må lese den hver gang! Vent til du er klar til å håndtere og kaste bort.

  Planlegg tid hver dag eller en gang i uken for å organisere posten din.

• 03 av 05

  Verktøy

  Få de riktige verktøyene til å kaste bort, resirkulere eller svare på e-posten din.

  Ikke noe fancy, men har følgende for hånden:

  1. Shredder- Alt med identifiserende informasjon utover ditt navn og adresse skal bli slettet umiddelbart.
  2. Resirkuleringsboks - De fleste postene kan resirkuleres umiddelbart (tenk: kuponger, flyger, kunngjøringer).
  3. Arkiveringssystem og kalender - For posten må du handle umiddelbart eller i fremtiden.

  Ved "for hånd" mener jeg virkelig for hånden. Ikke ha din shredder og resirkuleringsbeholder i separate rom. Jeg styrer e-posten min som står over både resirkuleringsboks og shredder, og så tar jeg med posten jeg trenger å ta til handling på over til skrivebordet mitt der jeg har kalenderen min og et stasjonært arkiveringssystem satt opp. Jeg anbefaler en separat skrivebordsfilboks, samt et arkivarkiv for postorganisasjon.

• 04 av 05

  Opprett et system

  Det finnes 3 'sluttspill' for hver del av posten:

  1. Handling - Mail må du handle umiddelbart eller til slutt. Denne typen post vil bli brutt ned i ytterligere kategorier som arkiv / referanse, respons, handling, etc.
  2. Recycle - Junk mail som ikke har noen verdi for deg og ingen identifiserende informasjon om det utover ditt navn.
  3. Shred - Enhver post som har noen identifiserende informasjon om det utover ditt navn og adresse. Dette vil inkludere personnummer, fødselsdato, kredittkorttilbud, etc. Ikke sikker på om du skal resirkulere eller makulere? Se hva som skal knuses og les mer om identitetstyveri: Hvordan beskytte deg mot identitetstyveri.

• 05 av 05

  Hold på den

  Noen få måter jeg sørger for å holde dette opp:

  • Hver sort fredag ​​(det er dagen etter Thanksgiving) mens alle andre er ute og handle, samler jeg alle katalogene jeg ikke lenger vil motta og ringer dem for å avbryte.
  • Følg den ukentlige organisasjonsrutinen , der vi administrerer posten hver uke.
  • Du kan lese mer om hvordan jeg administrerer e-post på daglig basis.