En rask sjekkliste over hvor lenge dokumentene skal holdes
Papir er en smerte, og håndtering av et hjem arkivsystem kan være en dra, men noen dokumenter du virkelig trenger å henge på, fordi du aldri vet når du trenger dem. Her er en primer på hvor lenge du skal beholde dokumenter, og når du er ferdig med dem, hvilke du trenger å kutte. Dette bør fungere som en rask referanseveiledning for å opprette og vedlikeholde et brukbart hjem arkiveringssystem.
Først tenk å kutte ned på mengden papir du mottar, og du vil ende opp med å rive eller fil mindre.
Dette betyr å kvitte seg med søppelpost, registrere deg for e-regninger og ikke akseptere flygeblad, kuponger du aldri vil bruke, eller annen ephemera du føler at du må henge på når du vet at du egentlig ikke gjør det.
Hvis du virkelig sliter med papirstopp til det punktet du føler at du kan hakke på det , nå ut til profesjonell som kan veilede deg gjennom decluttering-prosessen.
Det andre trinnet er å sørge for at du har et godt postbehandlingssystem på plass. Jo mer effektivt du håndterer posten du har kommet inn, desto sjeldnere må du gjøre en stor filing / shredding / resirkulering økt.
Sett opp et elektronisk arkiveringssystem
Å kvitte seg med arkivering av papir ved å sette opp et elektronisk arkiveringssystem, vil spare plass og kvitte deg med papirstopp. Det er en seier. I dag gir elektronisk arkiveringssystem mye mening. For å komme i gang trenger du en skanner og et sted for å lagre filene dine, et mappesystem på en datamaskin eller i skyen og en ekstern harddisk.
Opprett generelle mapper for ulike typer dokumenter (eksempler: husholdninger, skatter, auto, fødselsattest, etc.) Du trenger ikke å bli for presis med lagring av dokument siden elektroniske arkiveringssystemer er søkbare.
Skann deretter hvert dokument og lagre i en mappe i henhold til innholdet.
Holde kopier av viktige dokumenter
For dine super viktige dokumenter, anbefaler eksperter å holde kopier.
Det kan innebære å holde en kopi i skylagringsplassen din og en annen på en harddisk. Det kan også bety å holde en kopi i din elektroniske arkivering og en kopi i en brannskikkelig safe.
Lagre disse dokumentene for alltid
Disse dokumentene skal lagres for alltid:
Akademisk rekord - Diplomer, transkripsjoner og eventuelt porteføljearbeid som kan brukes i fremtiden når du søker om en jobb.
Vedtak papirer
Dåpsattester
Fødselsattest
Dødsertifikater - Kan være nødvendig for skattemessige formål.
Driverens lisenser
Sysselsetting Records - Eventuelle klausuler, avtaler, disiplinære filer og prestasjons vurderinger.
Ekteskap sertifikater
Medisinske journaler
Militære poster
pass
Pensjon og pensjonsopptak
Trygdekort
Wills
Lagre for en kortere periode
Disse dokumentene kan du røre så ofte som månedlig eller ukentlig:
Bankerklæringer - 1 måned
Regninger - 1 år for noe skatt eller garanti relatert, alle andre regninger skal rives så snart de er betalt.
Kredittkortregninger - Tøm umiddelbart når du er betalt.
Oppussing kvitteringer - Hold til hjemme er solgt.
Investeringsrekorder - 7 år etter at du har lukket kontoen eller solgt sikkerheten.
Leieavtaler - Hold til du har flyttet ut og mottatt ditt innskudd tilbake fra utleier.
Paychecks / Pay Stubs - 1 år til du har mottatt W-2
Salgskvitteringer - Hold garantien levetid. Det gjelder selvsagt bare store kjøp som apparater og elektronikk. Jeg holder vanligvis kvitteringer for ting som dagligvarer og klær bare så lenge jeg vet at jeg ikke trenger kvitteringen for retur.
Skattedokumenter - 7 år inkludert arkivering og alle tilhørende dokumenter som W-2s og kvitteringer.
Bilrekord - Hold til båt, bil eller motorsykkel er solgt.
Hvordan bli kvitt dokumenter
Makuleringsdokumenter er den viktigste måten å beskytte deg mot identitetstyveri. (Les mitt intervju med sikkerhetsekspert Jay Foley om hvordan du beskytter deg mot identitetstyveri). Lurer på hva du skal smelte? Den generelle regelen er noe med følgende informasjon bør være makulert: kontonumre, fødselsdato, pikenavn, passord og penn, signaturer og personnummer.
Igjen, det er ingen hjernere.
Her er det grunnleggende:
Hvis dokumenter fortsatt er "aktive", det vil si at du må holde fast på dem for referanse og etablere et enkelt hjem arkivsystem. Dette betyr arkivering av dokumenter etter emne og deretter makulering av dem når de ikke lenger er i bruk.
Hvilke dokumenter skal tømmes
Hvis du er ferdig med disse dokumentene og ikke lenger trenger dem, er det hva som skal knuses (alt annet - som papirarbeid - du kan bare resirkulere).
ATM kvitteringer
Kontoutskrifter
Fødselsattest kopier
Avbrutt og ugyldig sjekker
Kredittkort regninger
Kredittrapporter
Førerkort (utløpt)
Sysselsetting dokumenter som har noen identifisering
Utløpt pass og visum
Investerings konto #s
Juridiske dokumenter
Investering, aksje og eiendomstransaksjoner
Elementer med signatur (leiekontrakter, kontrakter, brev)
Bagasjemerker
Medisinsk og tannregistrering
Papir med et personnummer
Passord eller PIN-koder
Betal stubber
Forhåndsgodkjente kredittkortprogrammer
Kvitteringer med kontonummer, kredittkortnummer eller annen identifiserende informasjon
Skatteformularer
Transkripsjoner med identifiserende informasjon om dem
Reise reiseruter
Brukt flybilletter
Utility regninger (telefon, gass, elektrisk, vann, kabel-TV, Internett)
Sørg for at et fleksibelt arkiveringssystem er satt opp for å holde disse dokumentene i sjakk og makulere dem når de ikke lenger er nødvendige.
Alt du planlegger å beholde må håndteres, organiseres og arkiveres. Jeg liker mitt arkivsystem.