Oppgavestyringstips rett fra ekspertene
Så du har alt dette til å bli gjort hver dag og din å gjøre listen er full - hvordan vet du hva du skal gjøre første, andre og tredje?
Ganske mye alle føler at de har for mye å gjøre og for lite tid til å gjøre det. Ofte er den overveldede følelsen stammer fra en manglende evne til å prioritere alle de tilsynelatende presserende oppgavene. Hvis du føler at din gjøremålsliste vokser lengre i minuttet, og du ikke engang vet hvor du skal begynne, kan du identifisere, evaluere og prioritere oppgavene dine.
1. Lag en liste
Før du prøver å sortere dine forpliktelser i rekkefølge av betydning, ta deg tid til å lage en omfattende liste over alt du trenger eller vil oppnå. Del listen din i seksjoner for ulike typer oppgaver. Disse kategoriene kan omfatte:
Daglige eller ukentlige oppgaver
Disse er dagligdags "til-dos" som kan være personlig ( måltidsplanlegging og dagligvarehandel ) eller arbeidsrelatert (ukentlig lagsmøte.) Hvis du allerede følger en daglig rutine , vil du være kjent med disse oppgavene; Hvis du ikke gjør det, er dette en god tid å lage en. Det du inkluderer kan variere. Noen mennesker ser ikke på å melde seg på å sjekke e-post eller kjøpe dagligvarer, men andre vil sette pris på de strukturerte påminnelsene for å utføre bestemte handlinger på bestemte tidspunkter eller på bestemte dager.
Oppgaver med frister
Disse må selvfølgelig gjøres på en bestemt dato og krever forberedelse på forhånd. Eksempler kan være et skolepapir som påløper om tre uker eller en fest du planlegger i seks måneder fra nå.
Disse typer oppgaver - ofte kalt prosjekter - kan senere brytes ned i mindre komponenter - for eksempel kan «skrivepapir» brytes ned til å lese de aktuelle bøkene, organisere notatene dine, skrive en oversikt, skrive et første utkast, og så på.
Gjentatte oppgaver
Disse forekommer ikke på en daglig eller ukentlig frekvens, men de er heller ikke engangsprosjekter.
Gjentatte oppgaver kan inkludere tannlegenavtaler eller gjøre kvartalsskatter.
Selvmotiverte, nødvendige oppgaver
Dette er oppgaver eller prosjekter som du vet at du må gjøre, men ingen skal gjøre deg. De har sjelden, hvis noen gang har en innebygd tidsgrense. Tenk å forbedre nettstedet ditt for småbedrifter eller finne en ny primærbehandler.
Selvmotiverte, ikke nødvendige oppgaver
Dette er de morsommere aktivitetene som likevel har en tendens til å falle ved veibanen som andre, mer åpenbart nødvendige oppgaver, skarer dem ut. Tenk å lese for nytelse eller jobbe med hobbyer.
Someday Oppgaver
Disse oppgavene henger rundt på bunnen av oppgavelisten din eller i tankene dine, men de trenger vanligvis ikke å bli gjort snart, eller noensinne. Eksempel: Mal dine radiatorer.
2. Organiser din liste
Når du har oppført alt, kan du finne ut hva du skal gjøre først og organisere tidsplanen. (Slik gjør du det fysisk - på et ark, en planlegger , en app, en online kalender eller på annen måte - betyr mindre enn det du velger en metode som fungerer for deg og du vil bruke.) Her er noen kriterier å tenke på:
Haster eller viktig
Alle oppgaver kan sorteres i en av fire kategorier. Urgent og viktige oppgaver bør gjøres først, så snart som mulig; Haster, men ikke viktige oppgaver kan delegeres om mulig, men hvis ikke, bør planen inneholde nok fleksibilitet og ekstra tid for å imøtekomme dem når de kommer opp; viktige, men ikke haster oppgaver bør planlegges i god tid, slik at de ikke blir brådskede; Oppgaver som ikke er viktige eller uhensiktsmessige kan potensielt elimineres, men hvis du nyter dem, bør de jobbes inn i timeplanen din slik at de ikke blir overfylte av mer krevende forpliktelser.
Vurder verdi
Du kan bedømme verdien av en oppgave på flere måter. Det kan være om andre mennesker påvirkes, og hvor viktige disse menneskene er til deg (godkjenning av sjefen din og barns velvære som er avhengig av at du er viktigere enn å si meninger fra en gruppe fremmede du er enige om å bli med på et møteoppslag.) Du kan også tildele høy verdi til oppgaver som du ser lønner seg på lang sikt, eller at du bare finner givende.
En referanse du sannsynligvis vil støte på når du leser om prioritering av oppgaver, er 80-20-regelen eller Pareto-prinsippet, som sier at 80% av effektene kommer fra 20% av årsakene. Dette kan eller ikke vise seg sant for deg, men det er en god påminnelse om å identifisere hva du faktisk bruker tid på og hvilken av dine anstrengelser betaler seg.
Timing og fleksibilitet
En fungerende tidsplan tillater endringer og gjenkjenner tidsbegrensninger. Vær realistisk når du prioriterer og planlegger dagene dine. Når du er i tvil, overestimere tiden en bestemt oppgave vil ta.
Hvis to oppgaver skyldes samtidig, velger du hvilken som skal starte med, avhengig av hvordan du jobber best. Noen foretrekker å få den enklere oppgaven ut av veien for å konsentrere seg om det mer komplekse; andre vil føle seg trygg hvis de starter på den hardere oppgaven først, og får litt eller alt gjort før de går videre. Husk at du ikke trenger å ta på en oppgave eller et prosjekt fra start til slutt før du går videre til neste - med mindre du selvfølgelig finner arbeid på den måten, øker produktiviteten.
Begrens dine daglige må-gjøre oppgaver til tre på det meste. Dagen kan også inkludere mindre oppgaver som er mer rutinemessige eller mindre viktige eller brådskede, men lasting opp på store oppgaver vil trolig føre til stress og skuffelse.
Husk at prioriteringer kan endre seg - hvis sjefen din trenger deg til å gjøre noe nå, vil din forrige prioritet trolig bli bumped ned til andre. Det er enda mer grunn til å bygge mer tid inn i tidsplanen for å gi fleksibilitet.
3. Batchoppgaver
Batching-oppgaver er en av de mest effektive, effektive måtene å få de som gjør, gjør-all-the-time oppgaver gjort. Batching betyr ganske enkelt at du jobber på samme type oppgave igjen og igjen før du bytter til noe annet. Det første trinnet er å identifisere oppgaver du gjør om og om igjen og deretter sette opp en enkel arbeidsflyt for dem å følge. Deretter takler du oppgavene samtidig ved å bruke denne arbeidsflyten.
Batching krever å fullføre lignende oppgaver som krever lignende ressurser i "batches" for å forbedre effektiviteten og produktiviteten. Her er noen eksempler:
- Betal alle regningene dine samtidig
- Åpne all e-post en gang i uken, og gjør det i stedet for å la det stables hver dag og aldri komme til det
Batching gjør det mulig å komme inn i et spor som gjør samme oppgave om og om igjen, slik at du ikke trenger å kaste bort tid å finne ut instruksjoner eller hva du bør gjøre neste gang.
4. Eliminer oppgaver
Når du har oppført alle oppgavene dine og sortert dem fra viktigste til minste, vil det bli klart hvilke oppgaver som er nederst på listen. Disse kan noen ganger delegeres til noen andre, men hvis det ikke er mulig, må du bestemme om du skal planlegge tid for dem eller eliminere dem.
Du kan ha oppgaver på listen din, du ikke trenger å gjøre eller vil, men du følte deg presset til å legge til på et tidspunkt (gå på treningsstudio, gå til en bokklubb.) Disse kan elimineres helt.
Endelig er det mulig å bare ha for mye å gjøre - hvis du ikke kan få alt gjort, vurder arbeidsbelastningen for å avgjøre om du bare trenger litt mer praksis når du prioriterer eller om du må fortelle noen du ikke lenger kan fortsette å gjøre en viss oppgave.