Betydningen av riktig e-postetikett

Har du noen gang mottatt e-post som forlot deg og lurer på personen som sendte den? Eller verre, har du noen gang sendt en epost som du senere angret?

Å være på mottakersiden av en dårlig e-post kan la deg riste på hodet og prøve å finne ut hva i verden den andre personen tenkte. Å være den som sendte den, kan ødelegge en ellers flott dag, og det kan ha negative konsekvenser senere.

Hastigheten til å zippe av en e-post har gjort det til den foretrukne kommunikasjonsmetoden. Enten du sender en personlig e-post eller e-post, er det viktig å forhindre feilkommunikasjon eller vanskelige følelser.

Følg Golden Rule ved å behandle mottakeren som du vil bli behandlet. Før du klikker "send" på en hvilken som helst e-post, ta et minutt og gi det en ekstra gjennomlasting. Effektiv bruk av e-post kan gi deg et positivt lys med din veileder og kan til og med gi deg en fordel når det er tid for en kampanje .

• 01 av 10

  Ikke anta personvern

  Husk at firmaet ditt og personlig e-post kanskje ikke er privat. Din bedrift har rett til å lese noe sendt fra kontoret, så skriv aldri og send personlig eller svært sensitiv informasjon fra jobb. Personlig e-post hjemmefra kan bli videresendt, så skriv ikke noe skriftlig som kan føre til et problem hvis det kommer til feil person.

• 02 av 10

  Hold deg unna offensive kommentarer

  Unngå støtende kommentarer i e-posten din. Dette inkluderer rasistiske, sexistiske eller negative kommentarer om en annen person eller et selskap. Hvis du mottar en støtende e-post, må du ikke svare eller videresende den til noen. Bruk aldri e-post for å si noe som kan misforstås til sjefen din .

• 03 av 10

  Ikke rop

  Husk at når du skriver inn alle caps, kommer e-posten din til å rope. Noen tror det gjør deres melding lettere å lese, men det er ikke tilfelle. Bruk en skrift som er lett på øynene når du leser i vanlige bokstaver.

• 04 av 10

  Rediger meldingene dine

  Rediger e-postene dine før du sender dem. Bruk stavekontroll og gå over alle e-postadresser for å sikre at du har riktig grammatikk. Du vil alltid presentere deg som en profesjonell i korrespondanse. Sjekk personlig e-post når du er ferdig med å skrive den for å sikre at den får det tiltenkte punktet ditt på tvers. Å droppe et enkelt ord kan endre meningen med en setning.

• 05 av 10

  Svar med forsiktighet

  Kjenn riktig måte å svare på e-postmeldinger du mottar. Vær oppmerksom på avsenderen og de andre i feltene "til" og "cc". Reagere så raskt som mulig, ikke la din "lagrede" mappe bli for rotete.

  Unngå trang til å slå "svar alle" før du ser etter hvem som er oppført i overskriften. Ditt svar kan forvirre andre på listen, eller du kan avslutte å sende unødvendig informasjon til personer du ikke kjenner. Den eneste gangen du bør klikke på "svar alle" er hvis du er sikker på at alle trenger den informasjonen du sender.

• 06 av 10

  Bli kjent med e-postverktøy

  Kjenn verktøyene og typene av e-post. Dette inkluderer "til", "cc", "bcc" og emnelinjer. Hovedmottakeren bør være i "til" -feltet. Når du trenger å kopiere noen, vil du normalt legge til personen i feltet "cc" eller kullkopi. Hvis noen trenger å bli kopiert uten de andre på listen som mottar sin epost, bruker du "bcc" eller blindkopi. Bare kopier folk som trenger å vite informasjonen du sender.

  Send aldri kjede e-postmeldinger. Disse kan bli besværlige og tette folks e-postkasser til irritasjonsstedet . Du vil ikke bli den personen som videresender meldinger som kanskje eller ikke er sant.

  Du bør alltid fylle ut emnelinjen for en forretningsrelatert e-post, og det er foretrukket i personlig e-post. Hold emnelinjen så kort som mulig, og har bare ett emne per epost.

• 07 av 10

  Hold det kort

  De fleste foretrekker korte e-poster snarere enn lange, ordsomme meldinger. Hvis mulig, si poenget ditt i et par setninger. For en lengre melding begynner med et innledende avsnitt som lar folk få vite grunnleggende. Hvis du har mer enn ett emne, deles meldingen inn i mer enn én mailing, med ett emne per e-post.

• 08 av 10

  Se på tonen din

  Oppretthold en positiv tone i din e-postkommunikasjon. Husk at snarky bemerkninger kan komme over som åndelig, heller enn morsom. Lagre sarkastisk humor for talekommunikasjon, slik at andre kan høre tonen i stemmen din. Dette inkluderer også sinne. Du bør alltid unngå å sende sint e-post, eller du kan risikere å fornærme noen du jobber med eller bryr deg om.

• 09 av 10

  Bruk prioriterte flagg med skjønn

  Hvis du har et høyt prioriterte flagg, bruk det bare når det er nødvendig. Å bruke det for mye vil etter hvert ha den motsatte effekten du vil ha og sende e-postene dine til bunnen av prioriteringslisten for mottakerne.

• 10 av 10

  Skriv ditt navn

  Ikke glem å signere e-postene dine. Mottakerne kan bli irritert hvis de må rulle opp og finne ut hvem som sendte dem meldingen. Hvis du forventer et svar via telefon, må du ta med nummeret, selv om du vet at personen har den på filen. Formålet med e-post er å spare tid, og å måtte stoppe det han eller hun gjør, vil senke tingene nedover. Hvis du har en signaturlinje, hold den oppdatert med riktig e-postadresse og telefonnumre.