Grunnleggende Email Etiquette

E-post er en av de viktigste måtene folk sender skriftlig kommunikasjon nå, og det er ikke sannsynlig at det noen gang vil endres. Det er enkelt, raskt, og krever ikke et frimerke.

Borte er dagene når du må vente en uke eller mer for et brev eller svar i posten. Det er ikke nødvendig å gjøre nødspor til postkontoret for å veie konvoluttene og hente opp nok frimærker til regninger og brev. Faktisk har mange aldri til og med adressert en konvolutt eller sendt et brev gjennom det amerikanske postkontoret.

E-post har blitt en av de enkleste og raskeste måtene å kommunisere både personlig og i virksomheten. Dette har blitt et slikt fenomen at den stadig trofaste posttjenesten i USA sliter med å finne måter å holde seg i virksomheten.

Det er ingen overraskelse da e-postetiketten , ofte referert til som Netiquette, er et varmt tema for den nåværende kulturen. E-postmeldinger sendes hver dag av en bred del av den amerikanske befolkningen. De fleste bedrifter bruker e-post til å kommunisere med ansatte hele dagen. Nesten alle husholdninger har minst en datamaskin med internettilgang, og i disse husstandene er det mødre, pappaer, barn, tenåringer og kanskje til besteforeldre, med alle eller de fleste av disse mottar og sender e-post.

Vi lever i et mikrobølgeovn, internettdrevet samfunn, og ingen ønsker å ta seg tid til å skrive et langtidsbrev, selv om det er så mye mer intimt og personlig. Likevel er det mange omstendigheter der e-posten fungerer bedre enn sneglepost.

Her er noen etikettdoser og husker ikke å huske når du komponerer e-postnotater.

1. Forberede. Før du begynner å skrive en e-post, om det er et første notat eller et svar, bør du spørre deg selv hva det er som du vil kommunisere. Kort sagt, hva er hensikten med å skrive? Når du vet, kan du lese over den ferdige e-posten før du sender den ut for å sikre at du har oppnådd målet ditt. Hvis det gjør karakteren, så send den Hvis teksten er forvirrende, hard eller uklar, så bør du kanskje begynne igjen.

1. Kommunisere. Husk at du kommuniserer med en ekte person som vil motta denne e-posten. Med det i tankene bør du adressere personen ved navn og være respektfull. Hvis dette er et svar på en mottatt epost, bør du ta deg tid til å ta opp eventuelle spørsmål eller forespørsler tidlig i notatet.
2. Puste. Vi har alle vært skyldige på et eller annet tidspunkt av å miste vår ro. Hvis du mottar en e-post som angrer eller oppfordrer deg, svarer du ikke i form. Ta den høye veien, og svar enten bare på å bekrefte kvitteringen eller ta litt tid før du svarer, slik at du kan roe ned og svare med en godt gjennomtenkt melding. Du vil aldri svare på en e-post (eller annen form for kommunikasjon) i sinne. Når vi er sint, har vi en tendens til å si (eller skrive) ting som vi heller ikke mener eller ikke trenger å si. Husk at når e-posten blir sendt, er den der ute for alltid.
3. Vær gjennomsiktig. Emnelinjen din bør være en sann fremstilling av hvorfor du kontakter mottakeren. Bruk setninger som relaterer seg til emnet til posten. Dette er sant om du komponerer en bedrift eller personlig e-post. For eksempel, hvis du skriver en e-post til din mor om besøket neste uke, bør emnelinjen lese noe som "Ditt besøk."

1. Forskning. Hvis du sender en e-post til en forretningsforbindelse, er det hensiktsmessig at du bruker hans eller hennes etternavn og tittel. Gjør forskningen og adresser mottakeren riktig. Firmaets president kunne enten adresseres som Mr. Taylor eller President Taylor.
2. Stavekontroll. Bruk av stavekontroll er viktig når du kommuniserer skriftlig. Når du sender et notat fullt av feil, kommuniserer det at du er sløv eller at du ikke tar hensyn til detaljer. Prøv å alltid kjøre stavekontrollen eller bruk et program som automatisk korrigerer. Og så les det igjen for å forsikre deg om at ordene du ville bruke ikke ble automatisk korrigert til noe annet.
3. Korrekturlest. Du bør ta de ekstra få sekunder eller minutter som er nødvendige for å gjøre en rask korrekturlesning av e-post du planlegger å sende. Ta denne gangen for å redigere eventuelle vanskelige setninger eller for å plassere noen manglende tegnsettingstegn.

1. Se etter tone. Noen ganger kan en e-post avvike fra hvordan du hadde tenkt. Tonen i e-posten din er veldig viktig og er like viktig som meldingen din. Fordi dette er skrevet kommunikasjon, bør du sørge for at tonen din er hyggelig og at det er en sann representasjon av det du vil si. Husk at mottakeren din ikke kan høre chuckle i stemmen din eller se smilet på ansiktet ditt. Med mindre du vil forord alt du skriver, bør du unngå språk i e-postmeldingen som kan bli misforstått på noen måte.
2. Vær kort og søt. Prøv å ikke skrive en roman når du sender e-post. De fleste mennesker vil virkelig ikke lese så mye i en e-post. Hvis e-posten er nødvendigvis lang, kan du forsøke å hjelpe mottakeren ved å markere nøkkelbegreper, bruke punktpunkter, eller oppsummere emnet i åpningsfeltet.
3. Kommunisere godt. Du vil ikke forvirre leseren din, så ta deg tid til å være klar og konsis i skrivingen. Hvis du sender en e-post til en venn, kan du være mer uformell i din skrivestil. Men hvis dette er en forretningskommunikasjon , bruk riktig grammatikk og unngå å bruke symboler eller emojis som gjør at du ser mindre profesjonell ut.

E-postkommunikasjon er veldig populær. Ta deg tid til å engasjere den gylne regelen, og du vil gå langt til å bli en polert netiquettepro.

Redigert av Debby Mayne